Ausbildung für Fachsekretärinnen: Wie findet man den perfekten Anbieter
Es gibt diverse Wege in die Position einer Fachsekretärin: Einige sind als Quereinsteiger gestartet, andere haben eine Ausbildung gemacht und wieder andere sogar studiert. So unterschiedlich die Wege auch sind, keine Ausbildung für Fachsekretärinnen darf natürlich gewisse Grundkompetenzen vernachlässigen. Wir stellen hier einige der Wege vor und geben auch einen Ausblick auf die Möglichkeiten zur Weiterbildung einer Sekretärin in einer Kanzlei.
Einstieg als Fachsekretärin
Viele Fachsekretärinnen in Kanzleien haben ursprünglich eine Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten gemacht. Umgangssprachlich nennen sich Rechtsanwaltsfachangestellte oft auch „Anwaltssekretärin“. Wenn Sie sich für einen Ausbildungsplatz interessieren, finden Sie Stellenausschreibungen beim Arbeitsamt, auf den Webseiten von großen Kanzleien oder sogar bei einem Blick in ein örtliches Kleinanzeigenblatt.
Man kann aber auch zum Beispiel nach einem Studium und dem ersten Staatsexamen in Jura oder einem Abschluss in anderen Fächern in einer Anwaltskanzlei als Fachsekretärin arbeiten. Hier sind einige Fortbildungen nicht nur empfehlenswert, sondern notwendig. Eine konkrete Ausbildung für Fachsekretärinnen gibt es nicht, stattdessen ist es wichtig, eine Reihe Fertigkeiten mitzubringen.
Aufgaben und Fähigkeiten von Fachsekretärinnen in Kanzleien
Fachsekretärinnen übernehmen in Kanzleien eine Vielzahl von Aufgaben – je nach Größe der Kanzlei gibt es dabei allerdings unterschiedliche Schwerpunkte. Im Allgemeinen zählen zu den Aufgaben
- Die Vereinbarung von Terminen mit Mandanten oder Kollegen
- Die Kontrolle von Fristen und Terminen
- Das Führen der Akten
- Das Erstellen von Schriftsätzen und Rechnungen am Computer
- Die Betreuung der Mandanten am Telefon oder zu Terminen
- Die Buchführung der Kanzlei
Wie erwähnt gibt es abhängig von der Größe der Kanzlei meist unterschiedliche Schwerpunkte. In einer großen Kanzlei haben einzelne Anwälte oft persönliche Sekretärinnen oder Assistenten, die sich nur um deren Termine und Mandanten kümmern.
In kleineren Kanzleien ist eine Sekretärin für alle Bereiche der Verwaltung zuständig und muss sich bald auch mit Buchführung und Rechnungsstellung auskennen. Die Aufgaben wachsen mit der Kanzlei und bald wird auch eine gute Fachsekretärin sich mit Fortbildungen beschäftigen müssen.
Kein Stillstand: Die Bedeutung von Fortbildungen
Es gibt viele verschiedene mögliche Weiterbildungen für Sekretärinnen. Die Fortbildungen sind auch für Fachsekretärinnen ein echter Gewinn. Denn niemand kann heute mehr ein Leben lang nur von dem zehren, was er während seiner Ausbildung gelernt hat.
Wenn eine Firma immer mehr Klienten aus einem anderen Land hat, werden Fremdsprachenkenntnisse benötigt. Gibt es neue Techniken oder Programme, brauchen auch perfekte Sekretärinnen Zeit, sich in diese Neuigkeiten einzuarbeiten.
In einer größer werdenden Kanzlei wird auch die Betreuung der Mandanten immer wichtiger. Die meisten Sekretärinnen bringen gute Menschenkenntnisse und Resilienz mit. Trotzdem fordert der Umgang mit Mandanten im Alltag oft viel. Verändert sich der Mandantenstamm von Klein- hin zu Großunternehmern gilt oft ein anderer Umgangston. Fortbildungen können helfen, mit schwierigen Situationen besser umzugehen. Auch wenn Ihre Sekretärin ein Rundum-Talent ist: Einfacher ist es, solche neuen Fähigkeiten in einer Fortbildung zu lernen.
Fortbildungen der Fachsekretärin nutzen der Kanzlei
Die Investition lohnt sich, denn die neuen Fähigkeiten sind für alle in der Kanzlei nützlich. Immerhin ist eine Sekretärin das Gesicht der Kanzlei. Die meisten Mandanten kommen zuerst mit ihr in Kontakt – beim Besuch der Kanzlei oder am Telefon. Wenn sie Schriftstücke aufsetzt, macht die gelungene Formatierung den besten Eindruck nach außen hin. Und ausgeglichene Sekretärinnen bestimmen die gute Laune im Büro.
Gute Anbieter für Fortbildungen von Fachsekretärinnen findet man beispielsweise auf den Seiten des Bundesverbands Sekretariat und Büromanagement e.V. – hier haben andere Sekretärinnen und Assistenten eine Vorauswahl getroffen und empfehlen Fortbildungen.
Eine Weiterbildung der Sekretärin hilft der Kanzlei – bedeutet aber auch Ausfälle. In unserem Blogartikel zur Weiterbildung für Sekretärinnen finden Sie viele der Vor- und Nachteile – aber auch Lösungen für die Probleme, die auftreten können.