Emails verschlüsseln – Teil 2

Kanzleiorganisation

Im ersten Teil dieses Beitrags wurden die rechtlichen und technischen Hintergründe der Verschlüsselung von Emails dargestellt.

Kostenlose Verschlüsselungsprogramme – auch für Anwälte

Eine einfache und kostenlose Möglichkeit des Einsatzs von GnuPG zur E-Mail-Verschlüsselung in jeder Rechtsanwaltskanzlei bietet das Projekt Gpg4win (GNU Privacy Guard for Windows), ein vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beauftragtes E-Mail-Verschlüsselungspaket.

Das Installationspaket für Windows (95/98/ME/2000/XP/2003) enthält als Kernstück die Verschlüsselungs-Software GnuPG. Daneben stellt es ein Plugin für Microsoft Outlook 2003 zur Verfügung, welches die Bedienung von GnuPG in Outlook integriert. Wer Outlook nicht nutzt, findet mit Sylpheed-Claws ein komplettes E-Mail-Programm mit integrierter GnuPG-Bedienung. Schließlich bieten die enthaltenen deutschsprachigen Handbücher “Gpg4win für Einsteiger”und “Gpg4win für Durchblicker” alle nötigen Informationen.

Eine bequemer Einsatz von GnuPG ist auch mit dem E-Mail-Programm Mozilla Thunderbird möglich. Die Open-Source-Software ist für alle gängigen Betriebssysteme – neben Windows vor allem auch Linux und Mac OS X – erhältlich. Nach der Installation von Thunderbird selbst sowie von GnuPG ist die Erweiterung Enigmail zu installieren, die alle Verschlüsselungs-Funktionen direkt in Thunderbird integriert.

Außendarstellung Ihrer KanzleiSind die technischen Voraussetzungen mit Installation der genannten – oder auch anderer – Software geschaffen, sollte die Möglichkeit des Empfangs verschlüsselter E-Mails natürlich auch Ihren Mandanten und anderen an Ihren Rechtsdienstleistungen Interessierten bekannt gemacht werden.

Eine gute Möglichkeit ist es, den öffentlichen Schlüssel auf der Kanzleihomepage zu veröffentlichen. Mit einem kurzen Begleittext, in dem Sie auf die Gefahren unverschlüsselter E-Mail-Kommunikation hinweisen, können Sie neben technischem Sachverstand und Offenheit gegenüber modernen Kommunikationsmitteln gleichzeitig den verantwortungsbewussten Umgang mit den vertraulichen Anliegen Ihrer Mandantschaft demonstrieren. Darauf sollten Sie auch Wert legen, wenn sie mit Dienstleistern zusammenarbeiten, deren Prozesse sie nicht direkt beeinflussen können. Das Telefonsekretariat von Anwaltssekretariat hat hier klare Maßnahmen zur Sicherung von Geheimhaltung und Datenschutz getroffen, die Sie Ihren Mandanten ruhig kommunizieren sollten, um zu zeigen, dass Ihre Sorgfalt nicht hinter der eigenen Tür endet.

Auch zu diesem Thema: