Rechtsanwaltsfachangestellte – die unterschätzte Kraft

Ihre Sekretariatskraft ist die Erste am Telefon und der erste Mensch, mit dem ein Mandant spricht, wenn er zur Tür eintritt. Das wird häufig unterschätzt.

Tatkräftige Unterstützung händeringend gesucht

Manchmal wird das Wichtigste als selbstverständlich hingenommen. Die Wertschätzung kommt zu kurz und wir wissen erst, was uns fehlt, wenn es nicht mehr da ist. Kennen Sie das? Ganz ähnlich verhält es sich mit den Rechtsanwaltsfachangestellten. Die SekretärInnen, RechtsfachwirtInnen und BürovorsteherInnen sind die Stütze jeder Kanzlei. Das wird nicht immer erkannt, geschweigedenn anerkannt. Vielleicht ist das ein Grund dafür, dass viele Kanzleien händeringend Kräfte in diesem Bereich suchen. Denn ohne seine “ReFa” sieht ein Anwalt ziemlich alt aus. Für gewisse Tätigkeiten ist es einfach wichtig, tatkräftige Unterstützung zu haben. Und damit meine ich neben all dem Fachlichen, der Tipperei, Rechnungserstellung, Telefoniererei und den 1000 Kleinigkeiten, die sich zur Masse addieren, auch und gerade das Zwischenmenschliche.

So schaffen Sie Vertrauen bei Ihren Mandanten

Wenn Mandanten zur Besprechung in die Kanzlei kommen, ist es doch angenehmer, wenn sie von einer freundlichen Person im Besprechungsraum platziert werden und ihnen vielleicht auch noch ein Kaffee angeboten wird. Klar, man kann als Anwalt auch jeden selbst hereinbitten und die Getränke können auch bereits auf dem Tisch stehen, aber ich denke, Sie sehen die Unterschiede. Auch gibt es immer mal wieder spezielle Situationen, die rasches Handeln oder Fingerspitzengefühl erfordern. Vielleicht steht – je nach Fachgebiet – dann und wann mal ein äußerst wütender, verzweifelter oder trauriger Mandant vor der Tür. Was auch immer der Grund für seine Wut, seine Zweifel oder seine Trauer sein mag: eine Sekretariatskraft, die die “erste Welle” der Emotionen abzufangen vermag, ist Gold wert. Je besser sie geschult ist (durchaus ein fachlicher, aber auch ein charakterlicher Faktor), desto eher kann sie eventuellem Ärger mit Ruhe und Verständnis begegnen. Oft wird der Mandant dann rasch merken, dass man sich um eine Lösung bemühen und ihm hier geholfen wird. Er muss spüren, dass er “gesehen” wird und mit seinem Problem an der richtigen Adresse ist. Das kann und soll selbstverständlich nicht alles Ihre Sekretärin leisten, aber als erste Person, die in der Kanzlei angetroffen wird, kann sie einen großen Unterschied machen.

Wie findet man die richtige Sekretärin?

Bestenfalls beschäftigen Sie eine ReFa, die bereits in Ihrer Kanzlei ausgebildet wurde. Doch falls Sie – wie vermutlich die meisten Ihrer Kollegen – “in freier Wildbahn” auf die Suche gehen, sollten Sie ein paar Dinge berücksichtigen. Man sieht in Stellenanzeigen oft eine lange Liste von Aufgabengebieten und Anforderungen. Manches Mal ist dies so formuliert, als suchten Anwälte die berühmte “eierlegende Wollmilchsau”, die neben den klassischen Sekretariatsaufgaben auch noch für die IT, den Social-Media-Auftritt und den Newsletter zuständig sein soll. Dass Sie jedoch – sofern die Ressourcen da sind – insbesondere das Kanzleimarketing nicht unbedingt der Sekretärin oder dem Referendar überlassen sollten, dürfte einleuchten.

Das Zwischenmenschliche muss passen

Noch wichtiger ist es jedoch, die wichtige Kraft im Sekretariat als Teil Ihres Teams zu begreifen. Stellen Sie Jemanden ein, mit dem Sie auch Lust haben, mal mittags zum Lunch zu gehen. Stellen Sie im Vorstellungsgespräch gezielt Fragen zur Motivation. Erkundigen Sie sich, was die Bewerberin dazu bewogen hat, ihren Beruf zu ergreifen. Fragen Sie sie, ob er ihr Freude bereitet und was sie daran am meisten schätzt. Seien Sie entspannt. Besser noch: gehen Sie zusammen Essen oder führen Sie das Gespräch in einer unkomplizierten Atmosphäre. Es gruselt doch jeden, wenn man zum Bewerbungsgespräch erscheint und erstmal drei Leuten mit verschränkten Armen in Anzügen an einem großen Konferenztisch gegenübersitzt. Nein, das muss nicht sein. Werden Sie modern und denken Sie out-of-the-box. Die Zeiten von strengen Hierarchien neigen sich dem Ende. Ganz ohne Hierarchien geht es zwar nicht, aber dieses extreme Gefälle, das es noch bis vor einigen Jahren gab, hat ausgedient. Je jünger Ihre Mitarbeiter sind, desto eher werden Sie das zu spüren bekommen. Hier müssen auch Sie dazulernen. Das geht schon beim Recruiting los. (Letzteres gilt im Übrigen natürlich auch für das Anheuern junger Anwälte.). Schaffen Sie in Ihrer Stellenausschreibung entsprechende Anreize. Ein großes Manko bei Sekretariatskräften sind die Stichworte Wertschätzung und Gehalt. Das sollten beides für Sie leicht zu beeinflussende Faktoren sein. Und das geht schon bei der Suche los!

Bringen Sie Ihre Wertschätzung zum Ausdruck

Wenn Sie als Chef zufriedene und motivierte Mitarbeiter haben möchten, zeigen Sie Wertschätzung: drücken Sie sich klar aus, kommunizieren Sie direkt, loben Sie und Überraschen Sie auch mal, sowohl das Sekretariat als auch Ihre angestellten Anwälte. Laden Sie mal Alle zum Essen oder ein Wochenende am Meer ein. Andere Kanzleien machen das auch nicht? Umso besser! Dann haben Sie die Möglichkeit, sich direkt als toller Arbeitgeber in Ihrer Stadt zu positionieren. Machen Sie nicht den Fehler klein-klein, billig-billig zu denken. Denken Sie groß. Nicht nur bei Ihren Mandaten, sondern auch bei sich im Büro! Sie könnten z.B. auch fördern, dass geeignete KandidatInnen Ihres Sekretariats-Teams Zusatzausbildungen absolvieren. Dies können Sprachkurse sein, Schulungen im Bereich Kanzleimanagement oder Kanzleimarketing oder auch Weiterbildungen für bestimmte Rechtsbereiche.

Das Aushängeschild Ihrer Kanzlei

Bedenken Sie: Ihre Sekretariatskraft ist die Erste am Telefon und der erste Mensch, mit dem ein Mandant spricht, wenn er zur Tür eintritt. Sie ist somit das Aushängeschild der Kanzlei. Professionalität, Diskretion, Freundlichkeit und Aufmerksamkeit sind unabdingbar. Es sollte ihr ein Leichtes sein, mit Fremden offen zu kommunizieren (auch proaktiv) und es sollte nicht schwerfallen, zu lächeln. Das klingt nach Zwang? Mitnichten. Es gibt Menschen, die charakterlich bereits offen, kommunikativ und freundlich sind, ohne sich verstellen zu müssen. Wenn Sie so Jemanden finden: Gold! Übrigens sollte auch mal eine Lanze für die etwas älteren Sekretariatskräfte gebrochen werden. Gern werden junge Menschen Anfang 20 eingestellt, doch es geht nichts über eine 50-Jährige mit jahrzehntelanger Erfahrung und entsprechender Souveränität und Reife.

Wichtig ist, dass Sie sich 100% auf Ihr Sekretariatsteam verlassen können, damit Fristen eingehalten und Rechnungen korrekt erstellt werden. Geeignetes Personal zu finden, ist kein Hexenwerk. Sie müssen “nur” bereit sein, ein attraktives Gehalt zu zahlen, ggf. gut auszubilden und menschlich-charakterlich befähigt sein, gut zu führen. Alle in Ihrem Team sollten Ihnen sympathisch sein und mit Allen sollten Sie ohne Weiteres auch mal zum Lunch gehen können – und das auch mal tun!

 

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